今天，人們比以往任何時候都認為美國企業每年消耗的紙張越來越少。盡管現在存在許多以商業數字代替紙張的機會，但美國的紙張消費量仍在繼續增加。無論如何，有許多組織轉向數字化解決方案并實現無紙化帶來的好處。
Ethan Taub 是金融機構Goalry和Loanry的首席執行官，Taub 開始為這兩項業務開展無紙化工作。為了實施無紙化計劃，Taub 說他們決定采用交錯的方法。每個工作人員的辦公桌旁都有自己的回收箱。它們每周在星期五稱重，最輕的有現貨價格。
“獲勝者每個月都會得到一張 100 美元的代金券，我們一直保持這種狀態，直到每個人在盒子里的重量都像沒有紙一樣，”陶布說?！斑@很有效，因為它使用了胡蘿卜的方法并激發了員工的競爭性?！?/p>
通過走向綠色，Taub 說他重視商業對環境和能源保護的影響。此外，無紙化對他們和他們的客戶來說更好。這包括提供諸如在線收據而不是紙質的便利，從而消除了對丟失收據的擔憂。
自從他們無紙化以來，他們沒有回頭。簡單的事情可以幫助他們保持一致，例如在每個人的計算機上激活一個彈出式提醒，說“在打印之前考慮一下，你真的需要這個的紙質副本嗎？”?效果很好，他們把傳真機和打印機從辦公室拿走了。
來自 Illuminate Labs 數字化轉型的見解
Illuminate Labs是一家美國補充劑制造商。Illuminate Labs 總裁 Calloway Cook 表示，他們在 2019 年實現了無紙化，這是他們成為獲得認證的共益企業的過程的一部分。他們從環境角度做出了這一決定，但它具有他們沒有預料到的效率優勢。
庫克說，他們發現以無紙格式查找舊文件的效率比以前高得多。他們通常為此使用 Google Drive 或電子郵件。
“我們可以通過快速的 Google Drive 搜索來回憶多年前的信息，而不必保留隨時可能丟失或被盜的文件的細致記錄，”庫克說。
庫克承認，作為一家小企業，他們的數字化轉型顯然比大公司更容易。但是，他建議任何規模的企業都探索無紙化，以實現環境效益、成本節約和效率提升。
英特爾部門實現無紙化
英特爾軟件工程師兼 Techtestreport 聯合創始人 Sarah Petrova 表示，他們設定了從 2018 年左右開始在英特爾部門實施 100% 無紙化系統的目標。Petrova 指出，他們知道沒有一家公司可以用一張大紙剪掉所有紙張。吹。
“許多文件仍然必須打印，尤其是客戶審計報告，這是我們業務的核心部分，”Petrova 說?！拔覀儍炔坑∷S的這些報告的制作過程緩慢而復雜?！?/p>
在 Techtestreport.com 上，該團隊經營著一本專注于硬件和 IT 領域最新技術的消費者雜志。她參與了無紙化的規劃和實施過程，并深入了解了無紙化對內部業務流程的影響。
Petrova 表示，他們希望消除依賴紙張帶來的所有低效率和額外成本。他們認為無紙化系統可以讓他們在部門內創建更高效??的業務流程。她說他們在很大程度上實現了他們的目標。Petrova 補充說，新數字系統產生的積極影響和協同效應甚至超出了他們的預期。他們將管理成本降低了 30%。其中大部分是由于以前由員工完成的軟件的大量任務自動化造成的。
Petrova 補充說，新系統產生的積極影響和協同效應甚至超出了他們的預期。他們將管理成本降低了 30%。
為了幫助實現無紙化目標，他們定制了施樂的解決方案。他們現在還使用 DocuSign、Evernote、Xero.com、ccscan 和定制軟件進行內部流程。這些解決方案有助于將以前的紙質流程轉變為數字流程。
至于實現這一目標的障礙，Petrova 表示，他們無法預料無紙化對幾乎所有行政業務流程的影響會有多大。他們必須重組許多舊流程，然后創建新的更高效的流程。
“這花了很多時間，”她說?！叭绻覀儽仨氃僮鲆淮?，我們肯定會提前計劃無紙化將受到的影響，以便做好更好的準備?！?/p>
選擇軟件評論遠程工作推動無紙化
Select Software Reviews的首席執行官兼創始人 Phil Strazzulla表示，他們作為企業實現無紙化的主要原因是因為他們是一個遠程團隊。他們需要一種方法來從一個非物理位置的集中位置管理所有內容。
“我們不能讓團隊的每個成員都持有合同等各種重要文件，因為這意味著我們必須將它們運送到我們沒有的主要辦公室，”Strazzulla 說。
通過使所有內容盡可能無紙化，他們現在將所有內容都放在一個易于訪問的地方，供整個團隊使用。到目前為止，他們發現的最大好處是在組織方面。他們使用 Google Drive 來存儲和管理他們的大量文檔。他們可以輕松地相互分享內容，也可以與團隊外的任何人分享內容。他們不必打印任何東西或等待它通過蝸牛郵件到達。
Strazzulla 還表示，他們注意到在項目上進行協作要容易得多。他們可以跳入文檔并作為一個小組進行編輯，而不是坐在房間里，到處亂想，等待事情發生。通常，他們會使用 Zoom 或其他通信應用程序，這樣他們就可以在編輯時進行討論。結果，他們的工作質量得到??了提高。
他們對無紙化的最大擔憂集中在隱私和安全上。但他們嚴格控制誰可以訪問和不可以訪問他們的文件。